仓库管理 · 规则与操作流程

一、仓库管什么

这一节解决一个问题：仓库不是堆东西的地方

仓库是"守着钱"的地方。库里每一包药都是钱，管得好是钱，管不好是损耗。

管四件事

• 收：到货验收后入库，登记。
• 存：按规矩存放，防潮防虫防鼠防盗。
• 发：按领用单出库，登记。
• 盘：定期清点，账实相符。

仓库的三个原则

• 一、账实相符：账上有多少，库里就得有多少。差一两都要查。
• 二、先进先出：先入库的先出，避免放久了过期。
• 三、专人专责：谁管库谁负责，钥匙谁拿谁担责。

谁能进仓库

• 仓库管理员。
• 经批准的其他人员（领料、盘点时）。
• 其他人不随便进。

为什么：库里有贵重药材，进出人多，容易出问题。

二、入库规程（五步）

第一步：接货

• 核对送货单：品名、规格、数量、供应商。
• 单据和实物对不上，先不签收，当场联系采购。
• 有破损、有水浸的，拍照留存。

第二步：验质

• 药房或使用部门来人验收（按药房部的验收六步走）。
• 验收合格，签"验收合格"。
• 验收不合格，当场退货，登记原因。

第三步：登记入库

• 记六样：入库日期、品名、规格、数量、供应商、批号。
• 贵重药、毒麻药单独登记，双人签字。
• 登记要和实物同步——先登记后入架，或者先入架后登记，但当天必须完成。

第四步：上架

• 按分类上架：药材区、耗材区、办公用品区、贵重区、毒麻区。
• 按先进先出的顺序摆：新的放后面，旧的放前面。
• 货架上贴标签：品名、规格，一目了然。
• 离地离墙：用垫板、货架，不直接靠墙靠地。

第五步：单据归档

• 送货单、验收单、入库单，按月份装订。
• 保留多长时间：至少两年。
• 为什么：查账、追责、对供应商，都靠这些单据。

入库的红线

• 不验就入库——一律不许。
• 先入库后补单——不许。
• 数量不对自己改单——不许，必须报采购。

三、储存与养护

储存六防（跟药房一致）

• 防潮：离地离墙，梅雨季开除湿机。
• 防虫：放花椒、樟脑（分装），定期检查。
• 防鼠：堵洞、放捕鼠设施。
• 防光：避光保存，含挥发油的药（薄荷、荆芥）尤其注意。
• 防热：怕热的药（杏仁、桃仁、柏子仁）阴凉处或冷藏。
• 防串味：易串味的药（麝香、冰片、薄荷）单独密封。

分区存放

• 普通药材区。
• 贵重药材区（单独锁柜）：人参、鹿茸、麝香、西红花、冬虫夏草。
• 毒麻药品区（双人双锁）：专人负责，进出登记。
• 耗材区。
• 办公用品区。
• 待处理区：待验收、待退货、待报损的单独放，不合库。

日常养护三查

• 日查：每天巡一遍，看有没有发霉、生虫、走油、渗漏。
• 周查：每周翻一次重点品种，特别是贵重药和易变质的。
• 月查：每月全面查一次质量，过期的、变质的挑出来。

质量变化的处理

• 发现霉变：立即隔离，报药房确认，登记报损，销毁。
• 发现虫蛀：轻的挑拣后尽快用；重的报损。
• 发现走油：直接报损，不用。
• 接近过期：提前三个月预警，优先使用或联系调换。
• 一句话：变质的药，一律不卖、不用、不送人。

温湿度管理

• 仓库温度：一般控制在阴凉（不超过二十度），怕热的品种冷藏。
• 湿度：控制在百分之四十五到七十五之间。
• 每天记录温湿度一次。
• 超标的立即开空调、除湿机，并记录处理措施。

四、出库与领用

出库的基本规矩

• 凭单出库：有领用单才发料，口头要料不算。
• 登记：谁领的、什么时候、领什么、多少、用途。
• 签字：领用人和发料人都签字。
• 先入先出：旧的先发，新的留着。

领用单怎么填

• 领用部门、领用人。
• 品名、规格、数量。
• 用途（哪个客人、哪个项目，耗材可写用途类别）。
• 日期、签字。

贵重药材出库

• 单独登记。
• 必须经馆长或医生批准。
• 双人签字（发料人、领用人）。
• 用多少领多少，不多领。
• 用完有剩余的，退回登记。

毒麻药品出库（最严）

• 凭医生处方。
• 双人双锁开启，两人在场。
• 三方登记：处方、出库单、库存台账，三者对得上。
• 当班用完核对，当天记录。
• 差异立即上报，不隔夜。

退料

• 领多了、没用完的，退回仓库。
• 退回也要登记：谁退的、什么、多少、什么原因。
• 影响使用的（已开封、已污染的），单列处理，不入库。

出库的红线

• 无单发料——不许。
• 熟人来了直接拿——不许，一律走流程。
• 出库不登记——不许。
• 毒麻药一个人开锁——严禁。

五、盘点与账目

盘点频率

• 贵重药材：每天点。
• 毒麻药品：每天点，双人点。
• 常用药材：每周抽点，每月全盘。
• 耗材、办公用品：每月全盘。
• 全库：每季度全面盘点一次。

盘点怎么做（四步）

• 第一步 清点：实物数量一个个数，不估。
• 第二步 对账：跟库存台账对，看差多少。
• 第三步 查原因：少了是损耗、是漏发，还是记错？多了是记错还是收错？
• 第四步 出报告：盘盈盘亏，写清楚原因和处理意见，签字报馆长。

差异怎么处理

• 小额合理损耗（药材粉碎、挥发）：登记报损。
• 非正常差异：立即查、立即报。
• 查不出原因的差异：如实上报，不自己填平。
• 严禁：为了账实相符自己补单、自己掏钱垫。

三本账要对上

• 入库账。
• 出库账。
• 库存账。
• 每天对一次：入库减出库等于现在的库存。
• 每月结一次：月初库存加本月入库减本月出库等于月末库存。
• 对不上就查。

盘点表怎么用

• 表上要有：品名、规格、账面数、实盘数、差异、原因、处理。
• 盘点人签字、复核人签字。
• 报馆长审核。

每月出库存报表

• 哪些药用量大。
• 哪些药压库久（超过三个月没动）。
• 哪些药临近过期。
• 哪些需要补货。

报表给采购、给药房、给馆长，大家一起看。

六、安全与纪律

仓库安全（六条）

• 一、防火：不在仓库吸烟、不用明火，配灭火器，通道不堆物。
• 二、防盗：门锁好，钥匙专人管，贵重区加锁。
• 三、防潮防水：不靠墙、不靠地、不漏雨，发现渗漏立即报修。
• 四、防鼠防虫：按上面第三节的规矩做。
• 五、货架稳固：重物下放、轻物上放，货架定期检查。
• 六、通道畅通：走道不堆货，消防通道不占用。

钥匙管理

• 仓库钥匙谁管谁负责，不随便给人。
• 贵重区、毒麻区钥匙分开管，双人双锁。
• 钥匙丢了立即报，换锁。
• 不做"备用钥匙放门口花盆"这种事。

人员进出

• 非仓库人员进库要登记：谁、什么时候、进来做什么。
• 领料在指定区域，不自己上架翻。
• 离开库房随手关门。

台账与单据管理

• 单据按月装订，保存两年以上。
• 台账不得涂改，改错要划线更正并签字。
• 电子账定期备份。

仓库纪律红线

• 不私拿库里的东西（哪怕是一包棉签）。
• 不用"库里多出来的"做人情。
• 不私自借出药材给别的单位。
• 不把报损的东西偷着卖了或自己拿走。
• 不隐瞒盘点差异。

每月自查四句

• 我这个月有没有私拿过库里的东西？
• 贵重药、毒麻药的登记全不全？
• 账实相符吗？差异都查清了吗？
• 有没有压库太久、临近过期的品种？

常见错处

1. 无单发料，凭熟人说一声就拿。

2. 不按先进先出，新的先发，旧的压到最后过期。

3. 盘点估数不自查。

4. 差异自己填平。

5. 钥匙随处放。

6. 变质药不舍得报损，放着继续用。