采购部 · 规则与操作流程

一、采购部管什么

这一节解决一个问题：采购管什么、不管什么

采购是"花钱"的部门。花钱花得好，成本就低、质量就稳；花得不好，钱花了还落埋怨。

管四样

• 药材采购：中药饮片、中成药、辅料。
• 耗材采购：一次性床单、手套、纸巾、艾条、酒精、棉签。
• 设备采购：理疗床、艾灸仪、消毒柜，以及维修配件。
• 办公用品：纸笔、打印耗材、清洁用品。

不管什么

• 不管验收（验收是药房和用货部门的事）。
• 不管付款（付款是财务的事）。
• 采购只负责"按需求买回来、比价、把质量关"。

采购的三个原则

• 一、按需采购：谁申请、申请什么、要多少，有单子才能买。
• 二、比价采购：同样质量买便宜的，同样价格买质量好的。
• 三、质量优先：影响疗效和安全的（药材、消毒用品），不能图便宜。

谁申请谁负责

• 用货部门提申请。
• 采购部核库存（还有就不买）。
• 馆长或分管领导批。
• 采购执行。
• 验收部门验收。

一道一道走，谁也别越过去。

二、采购流程（六步走）

第一步：需求申请

• 谁提：药房、理疗部、各部门。
• 提什么：品名、规格、数量、需要的时间、用途。
• 急件标明"急"，不急的按常规走。
• 规矩：口头的申请不算数，要有单子（纸质或系统）。

第二步：核库存

• 采购部先查现有库存。
• 够用的不买——库里堆着还买，是浪费钱。
• 按安全库存算：够用到下次到货的量。
• 一句话：先看库，再下单。

第三步：比价

• 至少比三家。
• 比什么：价格、质量、产地、供货能力、售后。
• 长期合作的供应商，也要一年比一次价——不能因为熟了就不比。
• 比价记录留档：谁比价的、比了哪几家、各报价多少。

第四步：审批

• 常规采购：馆长批。
• 大额采购（超过设定金额）：上报总经理批。
• 新供应商：必须报批，讲清楚怎么找到的、质量怎么样。
• 没有审批，不采购。

第五步：下单与跟进

• 下单写清楚：品名、规格、数量、价格、交货时间、验收标准。
• 跟交货时间，快到期时催一次。
• 到货当天通知验收部门。

第六步：验收与结账

• 验收由药房或用货部门做，采购部不自己验自己的货。
• 验收合格才结账。
• 验收不合格：退货或换货，费用由供应商承担。
• 结账走财务流程，凭发票。

采购记录要记什么

• 什么时候、谁申请、买了什么、多少、单价、总价、哪家供应商、谁批的、验收结果。
• 为什么不许漏：审计、比价、追责，都要靠这本账。

三、供应商管理

怎么找供应商

• 正规渠道：药材市场、有资质的经销商、产地直采。
• 必看证照：营业执照、药品经营许可证、质检报告。
• 没有资质的，价格再低也不用。

怎么评估供应商（四项）

• 质量：送来的货合不合格，次品率高不高。
• 价格：在同类里是不是有优势。
• 供货能力：要货及时不及时，缺货频率高不高。
• 服务：出了问题处理不处理。

供应商分级

• A级：质量稳定、价格合理、供货及时——长期合作，优先下单。
• B级：基本合格，偶尔有问题——保留，作为备选。
• C级：问题频发——淘汰，不再合作。

每半年评一次

• 按上面四项打分。
• 评完调整级别，C级淘汰。
• 评价记录留存。

供应商关系的三条规矩

• 一、不收回扣。收了回扣，进的药质量就保不住。这是铁律。
• 二、不吃请、不收礼。逢年过节的礼，一律退回或上报。
• 三、不跟供应商有私人借贷、合伙关系。

为什么这么严：采购是"花钱的口子"，也是最容易出问题的地方。口子一开，堵不住。

单一供应商的风险

• 关键药材不能只依赖一家——万一断货，生意就停。
• 每个关键品种至少备两家备选。
• 备选也要保持小量往来，不然临时找不到人。

四、采购纪律与红线

钱上的红线（六条）

• 不收回扣、不拿好处费、不收礼品。
• 不虚报价格、不开假发票、不拿差价。
• 不跟供应商合伙、不参与供应商的生意。
• 不私自采购（个人名义买，回头报销）。
• 不超审批额度采购。
• 不做"人情采购"（亲戚朋友供的货，也要走流程、比价）。

质量上的红线（四条）

• 影响疗效和安全的（药材、消毒用品），不图便宜。
• 明知有质量问题还采购，一律严处。
• 不采购来路不明的药材。
• 不采购无资质供应商的货。

流程上的红线（三条）

• 无申请不采购。
• 无审批不采购。
• 不自己验自己的货（验收要由用货部门做）。

发现违规怎么办

• 员工发现采购有问题，直接报馆长或总经理。
• 举报人受保护，不打击报复。
• 查实按制度处理，严重的报警。

每月自查四句

• 我这个月有没有收过供应商的东西？
• 我买的每一笔，都比过价吗？
• 有没有哪一笔，是没有审批就买的？
• 验收不合格的，有没有真的退了？

常见错处

1. 熟人供货不走流程、不比价。

2. 收下供应商送的中秋月饼、过年红包。

3. 图便宜买了质量差的药材。

4. 库里堆着还继续买。

5. 采购员自己验自己的货。

6. 超额度采购，事后补手续。

五、成本与节流

采购部省钱，省在四个地方

• 一、比价省：同样质量买便宜的，一年下来不是小数目。
• 二、集中采购省：同一种耗材攒起来一起买，量大价优。
• 三、按需采购省：不囤货、不过量，减少积压和过期损耗。
• 四、减少损耗省：跟仓储配合，把保管做好，霉变、虫蛀、过期都是钱。

什么钱不能省

• 药材质量：这是命根子，便宜货砸的是招牌。
• 消毒用品：一次性的东西不能重复用，消毒液不能兑水省。
• 安全相关：消防器材、急救用品，不省。

月度采购分析（每月做一次）

• 本月采购总额，跟上月比。
• 大类占比：药材多少、耗材多少、办公用品多少。
• 异常项：有没有哪个品类突然涨了，为什么。
• 同比：跟去年同月比，是涨是降。
• 提建议：下个月哪里可以省。

降本的三个动作

• 一、跟供应商谈价：长期合作、量大、按时结款，都可以谈。
• 二、换规格：比如大包装比小包装便宜，算清单价再定。
• 三、控损耗：跟仓库一起把保管做好。

常见错处

1. 只看单价不看用量，算总账反而贵了。

2. 为了省钱买次货。

3. 囤一批货，结果过期了。

4. 不做月度分析，钱花哪了不知道。

六、与各部门怎么配合

跟药房

• 药房提需求，采购照单买。
• 药房验收，验收合格才结账。
• 药房反馈质量，采购据此调整供应商。
• 每月对一次账：买了多少、用了多少、还剩多少。

跟理疗部

• 理疗部提耗材需求（艾条、精油、一次性用品）。
• 采购按量供应，不断供。
• 理疗部反馈哪个牌子好用、哪个不好用，采购据此调整。

跟财务

• 采购拿单子、拿发票，找财务结账。
• 财务核价、核单、核审批。
• 财务发现价格异常，直接问采购。

跟仓储

• 货到先入库，仓储登记。
• 出库按需领用，登记。
• 库存在安全线以下，仓储提醒采购。
• 盘点发现差异，一起查。

跟行政后勤

• 办公用品需求由行政提。
• 设备维修由行政报，采购找人或买配件。

配合的关键：信息要通

• 采购每周跟仓储对一次库存。
• 每月跟药房、理疗部对一次用量。
• 每季度跟财务对一次账。

信息不通，就会"仓库堆着还买"或者"急用时没有"。